こんにちわ。
らんぴーちゃんです♪

契約社員時代のお話、連載中。
第5話です!

第1話:
ずぶの素人がひとりで会計担当?!
第2話:
板挟みから発生した、ブチ切れ事件
第3話:
計算が超絶めんどくさい仕事
第4話:
ナニクソ根性で、Accessスキルを習得


いかに早くミスを発見するか。

わたしが初めてお世話になった係長は、
とても経験豊富な方でした。
学校の会計に関する知識も豊富で、人間的にもとても尊敬できる方でした。

その係長と一緒に働きながら学んだこと。
それが、
「人間はミスをするもの。
そのミスをいかに早く発見するかが大事。」
ということでした。

係長がやっていたのが、
自分がチェックした伝票を
簡単にExcelに記録することでした。

当時の仕事の流れは、
1) 私が伝票を作成する
2) 係長がチェックする
3) 会計課へ持っていき、承認してもらう
というもの。

自分がチェックしたものをメモしておけば、
会計課から問い合わせがあっても、すぐになんのことか分かります。


なるほど!とわたしもマネしました。
自分が作った伝票をすべてExcelに入力して管理する。
そうすることで、隣の係から届いた情報と
会計システムの情報との差異も
比較的はやく発見できるようになっていきました。

そうすると、
ミスが出やすいところも分かるようになっていきました。
それを活かして、隣の係と定期的に数字の照合するように工夫すると、
台帳と会計システムの数字がズレることもなくなっていきました。

いまにして思えば、ちょっとやりすぎの感もあるけど(笑)
当時は、とにかく自分がつくった伝票に関する数字は、
ぜーんぶ管理したかったんですね。

「図書館の会計は、まったく心配ないね」

そうやって、ミスを早期に発見するしくみを作った結果、
わたしは自分がつくった伝票に関する数字は、
ほとんどすべて把握できるようになりました。

何かおかしいということを指摘された場合も、
少し調べれば原因がわかり、
どう対応すればよいのか分かるようになったのです。

翌年の監査法人の監査では、
質問事項はいくつかあったものの、
すぐに回答できる、あるいは、
すぐに原因を見つけて修正に動ける状況ができていました。
1年前、わけもわからず怒られ続けた毎日とは大違い。

その結果、会計課の方から、
「らんぴーちゃんが会計を担当しているから、
図書館の会計は、まったく心配ないね」と、
そんなお言葉をいただくことができました(泣)

つづく


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